Anleitung zu den Kalenderfunktionen in Webmail

Mit der Terminfunktion können Sie Ihre Termine verwalten. Sie können Termine planen, diese in den Kalender eintragen, Terminanfragen an andere Teilnehmer verschicken und auch Terminanfragen von anderen entgegennehmen.

Die nachfolgende Anleitung und Hinweise beziehen sich auf die Nutzung Ihres Kalenders über unseren Webmailclient unter https://mail.hs-mannheim.de (für Professor*innen, Mitarbeitende, Lehrbeauftragte, Doktorand*innen und Kooperationsmitglieder) bzw. https://stud.hs-mannheim.de (für Studierende).

Termin erstellen

Klicken Sie im Hauptmenü auf [Termine].

Das Bild zeigt das Hauptmenü mit den Reitern E-Mail, Termine, Aufgaben, Kontakte, Gruppen und Notizen. Der Reiter Termine ist farblich hervorgehoben.

Hier können Sie nun einen Termin planen und andere informieren.

Es ist das Bearbeitungsfenster der Termindaten zu sehen.

Tragen Sie im Feld An: ein, wer teilnehmen soll. Verwenden Sie hierfür die Mailadressen der Teilnehmer. Wählen Sie unter Betreff: einen Termintitel.

Organisator: Hier ist Ihre E-Mail-Adresse eingetragen. Besitzen Sie mehrere E-Mail-Adressen können Sie die gewünschte Absender-Mail auswählen.

Unter Optional: wählen Sie, welche Personen noch eingeladen werden sollen, aber nicht zwingend teilnehmen müssen. Auch hier verwenden Sie bitte die Mailadressen der Teilnehmer.

Unter Informieren: wählen Sie Personen, die nur informiert, aber nicht eingeladen werden sollen.

Wählen Sie dann bei Zeit: das Datum und die Uhrzeit aus und setzen Sie ggf. Wiederholungen fest.

Im Nachrichtenfenster (nicht im Screenshot sichtbar) geben Sie den gewünschten Einladungstext ein. Um den Termin zu speichern bzw. zu versenden, klicken Sie auf [Speichern].

Serientermine erstellen

Um einen Termin regelmäßig einzutragen, klicken Sie auf [Wiederholungen festlegen]. Nun können Sie in den folgenden Eingabeoptionen die gewünschte Regelmäßigkeit eintragen. Sie haben zudem die Möglichkeit über das Feld [Beenden:] eine Frist festzulegen, bis wann die regelmäßigen Termine stattfinden sollen.

In dem Eingabefeld können Serientermine durch dir Variablen Beginn, Dauer, Ende und Alarm eingestellt werden.

In der Kalenderübersicht wird Ihr Termin nun regelmäßig erzeugt.

Das Bild zeigt den Kalender in dem Serientermine in regelmäßigen Abständen eingetragen sind.

Wo gebe ich den Online-Link an, damit das Meeting schnell gestartet werden kann?

Sie können im Nachrichtenfeld einen Einladungstext mit einem entsprechenden Link einfügen.

Auf dem Bild ist das Nachrichtenfeld abgebildet in das ein Text eingegeben ist.

Anhänge einfügen

Anhänge können durch Klicken auf [Datei auswählen] angehängt werden.

Das Bild zeigt die Schaltflächen, um Anhänge hochzuladen. Daneben kann der Status und die Priorität gewählt werden.

Termine anzeigen

Klicken Sie im Hauptmenü auf den Menüpunkt [Kalender].

Dargestellt wird das Hauptmenü. Der Reiter Kalender ist farblich hervorgehoben.

Im Kalender werden Ihre Termine nun angezeigt.

Zu sehen ist der Kalender in dem Termine eingetragen sind.

Weiterhin können Sie die Ansicht zu Monats-/Wochen-/Tagesansicht ändern.

Frei-/Beschäftigt-Informationen

Um die Terminfindung mit anderen Teilnehmern zu erleichtern, stellt Webmail das Feature zur Einsicht von verfügbaren Zeiträumen, der eingeladenen Personen im Kalender zur Verfügung. Bitte beachten Sie hierbei, dass diese Funktion aus Gründen des Datenschutzes standardmäßig bei uns an der Hochschule deaktiviert ist.

Falls Sie möchten, dass Hochschulmitglieder bei der Eintragung eines Termins sehen können, ob Sie zum angegebenen Zeitraum „frei“ oder „beschäftigt“ sind, können Sie diese Funktion einschalten.
Wichtig: Informationen Ihrer Termine wie z. B. Termintitel, Teilnehmer, Ort oder Terminbeschreibungen können hierbei nicht eingesehen werden.

Um die Veröffentlichung von „Frei-/Beschäftigt-Informationen“ zu aktivieren, öffnen Sie die [Einstellungen] Ihres Webmailclients.

Zu sehen ist die Menüstruktur am oberen Bildschirmrand. Im darunterliegendem Submenü ist das Feld "Einstellungen" rot umrandet.

Klicken Sie dann auf den Reiter [Kalender].

Das Bild zeigt das Submenü "Kalender", dieses Feld ist ebenfalls rot markiert. Es bildet allgemeine Kalendereinstellungen ab.

In der Zeile [Frei/Beschäftigt Publikation] wird Ihnen nun angezeigt, dass aktuell 0 Tage publiziert werden. Hier können Sie über den kleinen Pfeil neben der 0 die Anzahl der Tage, in der Sie die Information veröffentlichen möchten, einstellen. Wählen Sie beispielsweise 7 Tage und klicken Sie anschließend auf [Aktualisieren].

Abgebildet ist das Bearbeitungsfenster für Kalendereinstellungen. Unter der Überschrift "Frei/Beschäftigte Publikation" kann die Anzahl der Tage bis zur Publikation mittels Drop Down Menü eingestellt werden. Dieses ist rot umrandet. Darunter befindet sich das Feld "Aktualisieren", welches ebenfalls rot umrandet ist.

Nachdem Sie diese Einstellung vorgenommen haben, können nun Personen, die Sie einladen, im gewählten Zeitraum (im oben genannten Beispiel die folgenden 7 Tage) einsehen, ob Sie zum Zeitpunkt des angedachten Termins „verfügbar“ sind.

Weitere Personen zu einem gemeinsamen Meeting per Kalender einladen

Klicken Sie in der Terminübersicht auf den eingetragenen Termin und danach auf [Termin bearbeiten].

In der Menüleiste wird ein Untermenü mit den Reitern Kalender, Termin bearbeiten und Weiterleiten gezeigt.

Verfügbarkeit anzeigen

Um die Verfügbarkeit der Teilnehmer bei der Einrichtung eines Termins anzeigen zu lassen, klicken Sie auf [Verfügbarkeit anzeigen]. Die Informationen werden dann unterhalb des Nachrichtenfensters angezeigt.
Beachten Sie hierbei, dass diese Funktion nur gegeben ist, wenn die Teilnehmer die Veröffentlichung ihrer Frei-/Beschäftigt-Informationen aktiviert haben. Falls die Veröffentlichung nicht aktiviert wurde, wird Ihnen hier nur ein "leerer" Zeitstrahl angezeigt.

Es ist eine Zeitachse abgebildet, die die Verfügbarkeit verbildlicht.

Nun können Sie unter [An] weitere Personen eintragen und den Termin durch einen Klick auf [Speichern] versenden.

Termine von anderen Personen erhalten/ablehnen/bestätigen

Terminanfragen von anderen Personen erhalten Sie als E-Mail. Eine Terminanfrage sieht folgendermaßen aus:

Abgebildet ist eine E-Mail mit Terminanfrage. Sichtbar sind die Termininformationen sowie ein Eingabefeld für Nachrichten und die Möglichkeit den Termin zu akzeptieren, ihn abzulehnen oder ihn mit Vorbehalt zu vermerken.

Sie können nun im Textfeld eine optionale Nachricht hinzufügen und dann den Termin entweder mit [Akzeptieren], [Ablehnen] oder [Mit Vorbehalt] bestätigen.

Löschung eines eingetragenen Termins

Um einen Termin im Kalender zu löschen, klicken Sie auf den entsprechenden Termin. Daraufhin öffnet sich folgendes Fenster:

Das Bild zeigt den Button „Termin aus Kalender entfernen“, sowie ein Nachrichtenfeld.

Klicken Sie auf [Termin aus Kalender entfernen], um den Termin zu löschen.

Bearbeiten oder Weiterleiten eines Termins

Klicken Sie auf [Termin bearbeiten], um Änderungen vorzunehmen. Durch Klicken auf [Weiterleiten], können Sie die Terminanfrage als E-Mail weiterleiten.

Dargestellt ist das Untermenü. Farblich hervorgehoben sind die Reiter „Termin bearbeiten“ und „Weiterleiten“.

Termin in Webex Meetings erstellen

Um ein Webex-Meeting zu erstellen, öffnen Sie in Ihrem Browser die Portalseite unter https://hs-mannheim.webex.com und loggen Sie sich dann zunächst mit Ihrer Hochschul-E-Mail-Adresse und anschließend mit Ihrer zentralen Kennung ein. Auf der Startseite klicken Sie dann auf [Termin ansetzen], um ein Meeting einzurichten.

Das Bild zeigt die Startseite von Webex. Abgebildet sind die Initialen, der Name des Benutzers, sowie ein Link zum persönlichen Meetingraum. Weiterhin existieren zwei Buttons „Meeting starten“ und „Termin ansetzen“.

Daraufhin erscheinen Eingabefelder, in die Sie die gewünschten Daten wie Zeitpunkt und Teilnehmer eintragen können. Durch Klicken auf [Termin ansetzen] wird die Terminanfrage an die Teilnehmer versendet.

Zu sehen ist ein Eingabefenster in das die Informationen für ein Meeting wie Thema, Datum und Uhrzeit, Wiederholungen und Teilnehmer eingetragen werden können.

Die teilnehmenden Empfänger erhalten eine E-Mail, in der sie über einen enthaltenen Link direkt dem Meeting beitreten können. 

Dargestellt ist eine E-Mail in der die Termininformationen übermittelt werden. Die Zugangslinks sind blau unterlegt.

Sie haben zudem die Möglichkeit zu einer Besprechung direkt in Ihren persönlichen Meeting-Raum einzuladen. Den Link zu Ihrem persönlichen Meeting-Raum finden Sie im Client von Webex Teams unter [Kalender].

Es ist das Programm Webex Teams abgebildet in dem der Reiter Kalender farblich markiert ist. Der Zugangslink zum Meeting ist auf der rechten Seite ablesbar.

Auf der Portalseite von Webex Meetings finden Sie den Link zu Ihrem persönlichen Meeting-Raum auf der Startseite unter Ihrem Namen.

Es ist das Programm Webex Meetings abgebildet. Der Zugangslink zum Meeting ist neben den Initialen ablesbar.

Falls Sie zu einem Online-Termin in Ihren persönlichen Raum einladen möchten, können Sie den Link bei der Erstellung eines Termins einfach unter [Ort:] einfügen. Die Teilnehmer können diesen Link dann direkt über den Kalender durch Anklicken des Betreffs/Titels einsehen.

Zu sehen ist eine E-Mail in die der Zugangslink zum Meeting unter der Rubrik „Ort“ eingefügt wird. Dies ist farblich hervorgehoben.

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